Hệ thống thông tin nguồn nhân lực hay HRIS, là một loại phần mềm có một số tính năng có thể giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên từ lúc thuê, đào tạo, bồi thường, giám sát và quản lý nhân viên của bạn. Các hệ thống này sử dụng cơ sở dữ liệu trung tâm lưu trữ dữ liệu công ty một cách an toàn, để sử dụng trong các thành phần liên quan đến quản lý tài chính, theo dõi thời gian, đào tạo, quản lý hiệu suất, quản lý thông tin nhân viên và tuyển dụng.
Hiểu những lợi ích mà hệ thống quản lý nhân sự có thể cung cấp cho bạn và nhân viên của bạn là hữu ích để quyết định các loại hệ thống hệ thống quản lý nhân sự có thể hoạt động cho doanh nghiệp của bạn.
Cơ sở dữ liệu thông tin công ty
Một trong những thành phần thiết yếu của hệ thống quản lý nhân sự là cơ sở dữ liệu trong đó tất cả thông tin của bạn về nhân viên và quy trình nhân sự của công ty sẽ được lưu trữ để sử dụng trong các công cụ HRIS khác. Ngoài việc thuận tiện lưu trữ tất cả dữ liệu của bạn ở một vị trí trung tâm để dễ dàng truy cập, cơ sở dữ liệu này thường đi kèm với các tính năng để giữ cho dữ liệu của bạn an toàn.
Sao lưu tự động là một tính năng phổ biến mà các hệ thống quản lý nhân sự sử dụng để ngăn ngừa mất dữ liệu. Bạn cũng sẽ thường có quyền truy cập vào hỗ trợ kỹ thuật nếu bạn gặp khó khăn khi truy cập dữ liệu của mình hoặc gặp trường hợp khẩn cấp.
Tính năng chính trong hệ thống
Hệ thống quản trị nhân sự cũng bao gồm các thành phần tài chính để xử lý bảng lương, lợi ích và chương trình công nhận nhân viên. Các thành phần tiền lương và lợi ích sẽ duy trì các thông tin như mức lương, hoa hồng và kế hoạch khuyến khích, tài khoản thanh toán và các khoản khấu trừ tiền lương như thuế, kế hoạch nghỉ hưu và các lựa chọn bảo hiểm.
Bạn thường sẽ tìm thấy các tùy chọn để tự động hóa các khoản thanh toán, tính thuế và đăng ký lợi ích. Nếu công ty thưởng cho nhân viên bằng thẻ quà tặng hoặc tiền thưởng cho công việc tốt, các thành phần HRIS tài chính có các công cụ báo cáo hữu ích mà bạn có thể sử dụng để xác định những phần thưởng này.
Công cụ thời gian và tham dự
Một trong những thành phần quan trọng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực hỗ trợ theo dõi thời gian làm việc của nhân viên và bất kỳ sự cố chậm trễ hoặc vắng mặt. Thông tin như vậy có thể được gửi đến các thành phần tài chính để đảm bảo nhân viên được trả lương công bằng. Những công cụ này cũng có thể tự động lên lịch trình cho nhân viên, gửi thông báo cho người quản lý khi xảy ra sự cố tham dự, cho phép ghi lại thời gian nghỉ, yêu cầu nghỉ phép kéo dài. Một số hệ thống thậm chí còn giúp nhân viên có thể theo dõi từ xa và hỗ trợ các tùy chọn sinh trắc học.
Công cụ tuyển dụng và nội trú
Các phần mềm nhân sự đi kèm với các thành phần giúp công ty của bạn dễ dàng đăng đơn xin việc, xử lý các giới thiệu nhân viên, gửi yêu cầu phỏng vấn và theo dõi ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng.
Bạn thường có thể truy cập hồ sơ ứng viên, ghi chú từ các cuộc phỏng vấn việc làm, kiểm tra việc làm, thực hiện kiểm tra lý lịch và gửi thư mời làm việc. Sau khi nhân viên được thuê, có các công cụ có thể tự động hóa các bước trên tàu như ký tài liệu, lưu trữ hồ sơ nhân viên mới và quản trị tuân thủ.
Thành phần quản lý nhân viên của HRIS
Các thành phần HRIS khác hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên. Bạn có thể sử dụng các thành phần này để theo dõi hiệu suất của nhân viên, thay đổi thông tin cá nhân của nhân viên, phản hồi tài liệu từ đánh giá hiệu suất và duy trì thông tin về tiền lương, lợi ích và lịch sử kỷ luật.
Để tiết kiệm thời gian của bạn và giúp nhân viên của bạn thuận tiện hơn, các hệ thống này thường bao gồm một công cụ tự phục vụ của nhân viên. Đây thường là một cổng web đặc biệt mà nhân viên có thể truy cập trong công ty và đôi khi ở nhà là tốt.
Công cụ đào tạo và phát triển
Hầu hết các loại hệ thống HRIS cho phép các nhà quản lý thiết kế lộ trình đào tạo cho nhân viên và thậm chí tích hợp các khóa đào tạo, kiểm tra và chuẩn bị chứng nhận chuyên nghiệp trong một cổng thông tin mà nhân viên có thể dễ dàng truy cập. Họ cũng ghi lại tiến trình của nhân viên và thậm chí có thể sử dụng các số liệu hiệu suất công việc để kiểm tra xem việc đào tạo có thực sự giúp nhân viên cải thiện và chỉ định các bài tập huấn luyện bổ sung khi cần thiết hay không.
Những công cụ đào tạo và phát triển này cũng có ích khi xem xét công nhân nào cần quảng bá vì họ có thể hỗ trợ xếp hạng nhân viên. Điều này đặc biệt hữu ích để đưa ra quyết định về kế hoạch kế nhiệm trong công ty của bạn.
Comments